Préstec - Archivo Intermedio de la Generalitat Valenciana
Préstec
L'AIG solament prestarà documents a les unitats de gestió que els han produït o als òrgans o entitats competents. El préstec a una altra unitat de gestió diferent a la productora o a l'entitat o òrgan competent requerirà l'autorització expressa d'aquestes excepte quan la documentació siga requerida per òrgans judicials i en els casos contemplats per la legislació especial.
El servei o unitat administrativa que haja rebut els documents en préstec quedarà obligat a retornar-los a l'AIG amb caràcter immediat una vegada finalitzada la seua utilització per als fins esmentats. El termini màxim establit per a la seua devolució serà d'un mes, prorrogable en funció de les circumstàncies extraordinàries que concórreguen.
Es podran sol·licitar en préstec un màxim de 30 expedients per departament simultàniament.
Les peticions de préstec i tot el seu procediment es realitzaran a través de l'aplicació SAVEX. En cas d'impossibilitat, haurà d'emplenar-se el formulari de Sol·licitud de consulta o préstec de documents d'arxiu per a cada unitat documental el préstec de la qual es desitge obtindre. Aquest formulari haurà de ser signat pel personal responsable de la unitat de gestió sol·licitant i remés per correu electrònic a l'adreça: aig@gva.es.
En cas de tractar-se de documentació electrònica se seguirà el que s'estableix en la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat i s'utilitzaran els sistemes de signatura establits per a tal fi.
Mentre la documentació estiga en préstec, es responsabilitzarà de la seua custòdia i conservació la persona de la unitat de gestió que ho haja sol·licitat.
Podrà autoritzar-se l'eixida temporal de fons per a fins de restauració, reproducció o difusió cultural.
Préstec de la documentació per a exposicions
En cas de préstec de documentació de l'arxiu per a la seua exhibició pública hauran de complir-se els següents requisits:
- L'eixida de documentació serà sempre temporal i per un termini de temps prèviament determinat.
- La persona o entitat interessada presentarà la sol·licitud per escrit a l'adreça de l'arxiu amb almenys tres mesos d'antelació a la data de l'inici previst de l'exposició, indicant les següents dades:
- Identificació de la persona sol·licitant i dels documents sol·licitats.
- Termini previst del préstec.
- Característiques de l'acte o exposició per al qual se sol·liciten els documents.
- Mesures de conservació i seguretat existents en el local on es realitzarà l'exposició i durant el procés de transport.
La resolució de l'òrgan competent, previ informe dels tècnics de l'arxiu, es comunicarà per escrit al sol·licitant.
En tots els casos la persona o entitat sol·licitant haurà d'assegurar a tot risc la documentació objecte de préstec.