Preguntas frecuentes - Archivo Intermedio de la Generalitat Valenciana

Dentro del Sistema Archivístico Valenciano es el archivo encargado de organizar y conservar la documentación semi-activa con valores primarios o secundarios de la Administración de la Generalitat para facilitar su consulta por las unidades de gestión y la ciudadanía. Es el centro de archivo dedicado a recibir las transferencias de los archivos centrales y periféricos y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. 

El Decreto 50/2018, de 27 de abril, del Consell, por el que se regula la gestión documental, la organización y el funcionamiento de los archivos de la Generalitat, en su artículo 19 crea el Archivo Intermedio, dependiente orgánicamente de la Conselleria de Hacienda, Economía y Administración Pública y funcionalmente de la Conselleria de Educación, Cultura y Deporte.

• Conservar la documentación semi-activa transferida desde los archivos centrales hasta su eliminación o transferencia para su conservación permanente en los archivos históricos.
• Elaborar los inventarios, catálogos y otros instrumentos de descripción de la documentación, que permitan su control e identificación.
• Supervisar las condiciones de conservación de la documentación depositada.
• Gestionar las consultas de las personas usuarias y los préstamos realizados por las unidades de gestión productoras de la documentación depositada.
• Coordinar las transferencias documentales desde los archivos centrales y a los archivos históricos.
• Transferir los documentos al archivo histórico, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el archivo histórico, una vez agotado su plazo de permanencia en el Archivo Intermedio.

Se establecen dos tipos de consultas dentro del Archivo: internas y externas.

Las consultas internas las podrán realizar las diferentes unidades de gestión en el ejercicio de sus funciones o aquellas personas o departamentos que hayan sido autorizadas por ellos.

Las consultas externas son las realizadas por las personas investigadoras y ciudadanía en general. En este caso el acceso a la documentación se realizará en los términos que establece la legislación vigente.

Sí se puede limitar la consulta y reproducción de documentos por diversos motivos.

Entre ellos:

• Las que se establezcan en las tablas de valoración documental aprobadas para cada serie por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos.
• Siempre que no se ponga en peligro su conservación.

Se podrán establecer restricciones temporales al acceso o condiciones especiales para la consulta de los fondos debido a circunstancias excepcionales o situaciones de emergencia (procesos de organización o restauración, obras, traslados, operaciones de desinfección, etc.)

En todo caso se deberá velar por el cumplimiento riguroso de la legislación de protección de datos de carácter personal.

Para los documentos calificados como de acceso restringido se indicará el motivo de la restricción y el nivel de protección. En los casos en que exista la posibilidad de disociación de datos o acceso parcial, se permitirá el acceso ocultando o enmascarando los datos susceptibles de protección.

Todos los documentos serán sometidos a un control previo al acceso.

En el caso de solicitudes de reproducción de documentos que sean objeto de propiedad intelectual, será necesaria la autorización previa de la persona titular del derecho.

Sí, el servicio de consulta es totalmente gratuito, aunque estarán limitado a 50 expedientes por día y usuario.

El precio por reproducción será el estipulado por la Ley 20/2017 de 28 de desembre, de la Generalitat, de Tasas y estará limitada a 30 reproducciones por día y usuario.

La valoración documental es el proceso de análisis y determinación de los valores de los documentos de archivo en función de los efectos que causan y la información que contienen. Estos valores son los que condicionan la conservación temporal o permanente de la documentación.
Es un estudio sobre cada una de las series: su origen funcional, la naturaleza de los procedimientos que recogen, la tipología documental, el valor que han tenido o pueden conservar de ahora en adelante para la entidad que los ha creado, el que pueden ofrecer para su propia historia, para la investigación en general y para la difusión cultural. Es determinar el valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación, presente y futuro.

La valoración y la eliminación son procesos muy controlados. Se desarrollan en un sistema regulado técnica y jurídicamente.

Siempre tenemos que tener presente que no se puede eliminar ningún documento de archivo sin haber sido valorado previamente. Incluso, eliminar deliberadamente puede comportar penas de prisión según se establece el artículo 413 de Ley Orgánica 10/1995, del Código Penal.

Cuando valoramos y eliminamos documentación se tienen que documentar exhaustivamente los procesos que se llevan a cabo, pero contamos con un marco estructural, con sus principios y criterios, y una adecuada metodología de valoración que aporta coherencia, seguridad y estabilidad.
Esta tarea es realizada por una comisión de expertos que se constituye como un grupo de estudio formado por representantes de todos grupos interesados en el proceso documental y que pertenecen a la entidad generadora: creadores, juristas, usuarios y gestores. De este modo en la comisión están reflejados todos los puntos de vista.
Su función es la de estudiar, evaluar y establecer los principios por los cuales se atribuye a las series un grado de valor. La responsabilidad de estas tareas requiere una mínima normativa legal que señala las funciones y competencias de las comisiones y regula sus actuaciones. Suele estar contemplada en la legislación archivística.
 

En la Comunidad Valenciana el órgano encargado de la valoración documental es la Junta Calificadora de Documentos Administrativos.

La JCDA (JQDA) es un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la Consellería competente en materia de cultura, la finalidad de la cual es la valoración de documentos y series documentales conservados o reunidos por las instituciones y administraciones públicas valencianas, por las entidades de derecho público con personalidad jurídica propia dependientes de ellas, por las personas jurídico privadas vinculadas a ellas en el capital o la dotación de las cuales participan mayoritariamente y por las personas privadas físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con estos servicios, vinculadas a las instituciones o administraciones públicas en la Comunidad Valenciana.

El marco para su regulación se establece en la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano, que determina en su artículo 84, que una vez haya pasado el periodo de vigencia administrativa, los organismos que han producido o recibido esta documentación puedan eliminarla, previa su valoración, a fin de conservar permanentemente solo aquellos documentos que tengan interés para la información y la investigación, o bien sean de conservación obligada según la Ley, porque afectan intereses de la propia Administración o de terceras personas. En el artículo 85 se crea la JCDA y posteriormente, la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, en su artículo 11, establece la composición y las funciones principales JCDA.

Posteriormente aparece el Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el cual se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos.

La JCDA se reunirá al menos cuatro veces en el año en sesión ordinaria, pero se podrán convocar cuántas sesiones extraordinarias se consideren necesarias.

Entre sus funciones principales destacan:

• Fijar los criterios de valoración y selección de los documentos de la administración de la Generalitat para elaborar las tablas de valoración documental.
• Realizar el estudio de las tablas de valoración documental que presentan las Comisiones de Valoración Documental para emitir el correspondiente dictamen.

Los dictámenes de la JCDA tienen carácter vinculante. Las propuestas de las tablas de valoración documental que hayan sido informadas favorablemente por la JCDA serán aprobadas por Resolución del titular del departamento responsable en materia de cultura, y será publicada en el DOGV.

Los trabajos de valoración documental se vertebran a través de las Comisiones de Valoración Documental que son los órganos colegiados de carácter técnico de cada uno de los departamentos de la administración de la Generalitat, la función de la cual es la de elaborar las tablas de valoración documental de los documentos y series documentales generadas en las unidades administrativas correspondientes para presentarlas a la JCDA, con el fin de facilitar a este órgano los trabajos y los estudios previos de valoración, a fin de que esta pueda emitir sus dictámenes y, posteriormente, se puedan aprobar las tablas de valoración documental por Resolución de la Consellería competente. Estas mesas se elaborarán de manera clara para para justificar el valor de los documentos, con el objetivo de decidir su conservación permanente, parcial, el cambio de soporte o bien su eliminación.

Las entidades de la administración local, Universidades públicas y otras entidades e instituciones públicas de la Comunidad Valenciana también tendrán que contar con sus respectivas Comisiones de Valoración Documental para poder presentar sus tablas de valoración a la JCDA.

El procedimiento para la valoración de series documentales que se sigue en la JCDA es el siguiente:

Podrán solicitar la valoración de sus series todas las instituciones y administraciones públicas valencianas que tengan constituida una Comisión de Valoración Documental.

Cuando una Comisión de Valoración Documental tenga la intención de elaborar una propuesta de tabla de valoración documental, se lo comunicará a la Secretaría de la JCDA. La comunicación previa es la herramienta que le servirá a la secretaría de la JCDA para comprobar que esta propuesta de tabla de valoración no esté ya aprobada, y que la misma propuesta no esté siendo elaborada por otra Comisión de Valoración Documental.

La secretaría de la JCDA comunicará el resultado a la comisión de valoración. Si la tabla de valoración ya está en preparación o aprobada, la comisión de valoración interesada no podrá elaborar la propuesta.

La comisión de valoración elaborará la propuesta de valoración:

Para lo cual:

Se seguirán las instrucciones redactadas por la propia JCDA.

Se entregarán completados y firmados los siguientes documentos:

• Formulario de valoración

El objetivo del formulario es el de indicar la mayor información posible sobre la serie documental que será objeto de valoración. Los datos que se tienen que indicar en el formulario constan en el Decreto 189/2005 en su artículo 15.

• Ficha

Es una síntesis de la información recogida en el formulario de valoración.

Se pueden consultar y descargar en la siguiente página: https://ceice.gva.es/es/web/archivos/jqda/propuestas-de-valoracion

Estos documentos se acompañarán de la siguiente documentación:

• Informes:
  • Informe sobre la valoración que se ha realizado en la propuesta.
  • Informe sobre el acceso a la documentación.
  • Informe sobre la vigencia administrativa de la documentación.
  • Informe sobre la aplicación informática (se aportará en el supuesto de que la documentación esté en soporte informático o sea gestionada de manera electrónica, telemática o cualquier otro medio).

Todos los informes tendrán que ir firmados por la persona responsable de la unidad administrativa que tramita la documentación.

• Expediente tipo

Se incluye una copia de un expediente de la serie a valorar lo más completo posible.

• Instrumentos de descripción de la documentación que se valora

Por ejemplo, un inventario de la documentación a valorar.

• Dictámenes de otras comunidades autónomas

Las propuestas podrán presentarse en cualquier momento a lo largo del año.

Se enviará toda la documentación al centro directivo competente en materia de archivos (En la actualidad la Subdirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de la Consellería de Educación, Cultura y Deporte, el titular del cual preside la Junta).

Respeto a la eliminación tenemos que recordar de nuevo que no se puede eliminar ningún documento de ninguna serie documental que no haya sido valorada. Además, según consta en el Decreto 189/2005, no se podrá proceder a la destrucción de ninguna serie, aunque el dictamen de la JCDA prescriba su destrucción, hasta transcurridos tres meses desde su publicación del mismo en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana si no hay constancia de la interposición de recurso contra esta.

La secretaría de la JCDA comunica la firmeza de la resolución porque ha pasado este plazo y no se ha interpuesto ningún recurso en contra y, por lo tanto, se puede proceder a eliminar documentación de estas series recientemente valoradas.

Se podrán realizar solicitudes de eliminación durante todo el año.

Los responsables de solicitar la eliminación de la documentación a la JCDA será el órgano responsable de la custodia de la documentación de la administración titular que posea series documentales que hayan recibido dictámenes favorables de la JCDA y hayan sido publicados en el DOGV.

El dictamen de una serie transversal será aplicable al resto de las series de otras entidades de la misma administración.

Los documentos que hay que enviar rellenados para proponer una eliminación documental:

• Solicitud
• Memoria previa
• Anexo a la memoria previa

Se pueden consultar y descargar en la siguiente página: https://ceice.gva.es/es/web/archivos/jqda/expedientes-de-eliminacion

Solo cuando esta solicitud sea aprobada, (casi con total seguridad en la siguiente reunión de la Junta que se celebre después de la presentación de estos documentos) se podrá efectivamente realizar la destrucción.

Los responsables de la ejecución de los dictámenes de la JCDA son los órganos responsables de la custodia de la documentación.

Cuando físicamente se realice la destrucción, esta tendrá que ser comunicada a la JQDA y remitida la correspondiente Acta de eliminación completada y firmada por el archivero y por el responsable de la custodia de la documentación.

En el supuesto de que después de la destrucción se vaya a conservar la información contenida en los documentos en otro soporte diferente, además se tendrá que adjuntar el Anexo al acta de eliminación.

Ambos documentos se pueden consultar y descargar en la siguiente página: https://ceice.gva.es/es/web/archivos/jqda/expedientes-de-eliminacion