Preguntes freqüents - Archivo Intermedio de la Generalitat Valenciana

Dins del Sistema Arxivístic Valencià és l'arxiu encarregat d'organitzar i conservar la documentació semi-activa amb valors primaris o secundaris de l'Administració de la Generalitat per a facilitar la seua consulta per les unitats de gestió i la ciutadania. És el centre d'arxiu dedicat a rebre les transferències dels arxius centrals i perifèrics i en el qual romanen fins a la seua eliminació o transferència a l'arxiu històric.

El Decret 50/2018, de 27 d'abril, del Consell, pel qual es regula la gestió documental, l'organització i el funcionament dels arxius de la Generalitat, en el seu article 19 crea l'Arxiu Intermedi, dependent orgànicament de la Conselleria d'Hisenda, Economia i Administració Pública i funcionalment de la Conselleria d'Educació, Cultura i Esport.

• Conservar la documentació semi-activa transferida des dels arxius centrals fins a la seua eliminació o transferència per a la seua conservació permanent en els arxius històrics.
• Elaborar els inventaris, catàlegs i altres instruments de descripció de la documentació, que permeten el seu control i identificació.
• Supervisar les condicions de conservació de la documentació dipositada.
• Gestionar les consultes de les persones usuàries i els préstecs realitzats per les unitats de gestió productores de la documentació dipositada.
• Coordinar les transferències documentals des dels arxius centrals i als arxius històrics.
• Transferir els documents a l'arxiu històric, en la forma i temps establits en el corresponent calendari de conservació elaborat de manera conjunta amb l'arxiu històric, una vegada esgotat el seu termini de permanència en l'Arxiu Intermedi.

S'estableixen dos tipus de consultes dins de l'Arxiu: internes i externes.

Les consultes internes les podran realitzar les diferents unitats de gestió en l'exercici de les seues funcions o aquelles persones o departaments que hagen sigut autoritzades per ells.

Les consultes externes són les realitzades per les persones investigadores i ciutadania en general. En aquest cas l'accés a la documentació es realitzarà en els termes que estableix la legislació vigent.

Sí que es pot limitar la consulta i reproducció de documents per diversos motius.

Entre ells:

• Les que s'establisquen en les taules de valoració documental aprovades per a cada sèrie per la Junta Qualificadora de Documents Administratius.
• Sempre que no es pose en perill la seua conservació.

Es podran establir restriccions temporals a l'accés o condicions especials per a la consulta dels fons a causa de circumstàncies excepcionals o situacions d'emergència (processos d'organització o restauració, obres, trasllats, operacions de desinfecció, etc.)

En tot cas s'haurà de vetlar pel compliment rigorós de la legislació de protecció de dades de caràcter personal.

Per als documents qualificats com d'accés restringit s'indicarà el motiu de la restricció i el nivell de protecció. En els casos en què existisca la possibilitat de dissociació de dades o accés parcial, es permetrà l'accés ocultant o emmascarant les dades susceptibles de protecció.

Tots els documents seran sotmesos a un control previ a l'accés.

En el cas de sol·licituds de reproducció de documents que siguen objecte de propietat intel·lectual, serà necessària l'autorització prèvia de la persona titular del dret.

Sí, el servei de consulta és totalment gratuït, encara que estarà limitat a 50 expedients per dia i usuari.

El preu per reproducció serà l'estipulat per la Llei 20/2017 de 28 de desembre, de la Generalitat, de Taxes i estarà limitada a 30 reproduccions per dia i usuari.

La valoració documental és el procés d'anàlisi i determinació dels valors dels documents d'arxiu en funció dels efectes que causen i la informació que contenen. Aquests valors són els que condicionen la conservació temporal o permanent de la documentació.
És un estudi sobre cadascuna de les sèries: el seu origen funcional, la naturalesa dels procediments que recullen, la tipologia documental, el valor que han tingut o poden conservar d'ara en avant per a l'entitat que els ha creats, el que poden oferir per a la seua pròpia història, per a la investigació en general i per a la difusió cultural. És determinar el valor administratiu, legal i històric, d'informació i d'investigació, present i futur.

La valoració i l'eliminació són processos molt controlats. Es desenvolupen en un sistema regulat tècnicament i jurídicament.

Sempre hem de tindre present que no es pot eliminar cap document d'arxiu sense haver sigut valorat prèviament. Fins i tot, eliminar deliberadament pot comportar penes de presó segons s'estableix l'article 413 de Llei orgànica 10/1995, del Codi Penal.

Quan valorem i eliminem documentació s'han de documentar exhaustivament els processos que es duen a terme, però comptem amb un marc estructural, amb els seus principis i criteris, i una adequada metodologia de valoració que aporta coherència, seguretat i estabilitat.
Aquesta tasca és realitzada per una comissió d'experts que es constitueix com un grup d'estudi format per representants de tots els grups interessats en el procés documental i que pertanyen a l'entitat generadora: creadors, juristes, usuaris i gestors. D'aquesta manera en la comissió estan reflectits tots els punts de vista.
La seua funció és la d'estudiar, avaluar i establir els principis pels quals s'atribueix a les sèries un grau de valor. La responsabilitat d'aquestes tasques requereix una mínima normativa legal que assenyale les funcions i competències de les comissions i regule les seues actuacions. Sol estar contemplada en la legislació arxivística.
 

A la Comunitat Valenciana l'òrgan encarregat de la valoració documental és la Junta Qualificadora de Documents Administratius.

La JCDA (JQDA) és un òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la Conselleria competent en matèria de cultura, la finalitat de la qual és la valoració de documents i sèries documentals conservats o reunits per les institucions i administracions públiques valencianes, per les entitats de dret públic amb personalitat jurídica pròpia dependents d'elles, per les persones jurídic privades vinculades a elles en el capital o la dotació de les quals participen majoritàriament i per les persones privades físiques o jurídiques, gestores de serveis públics en allò relacionat amb aquests serveis, vinculades a les institucions o administracions públiques a la Comunitat Valenciana.

El marc per a la seua regulació s'estableix en la Llei 4/1998, d'11 de juny, de la Generalitat, del Patrimoni Cultural Valencià, que determina en el seu article 84, que una vegada haja passat el període de vigència administrativa, els organismes que han produït o rebut aquesta documentació puguen eliminar-la, prèvia la seua valoració, a fi de conservar permanentment només aquells documents que tinguen interés per a la informació i la investigació, o bé siguen de conservació obligada segons la Llei, perquè afecten interessos de la pròpia Administració o de terceres persones. En l'article 85 es crea la JCDA i posteriorment, la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'Arxius, en el seu article 11, estableix la composició i les funcions principals JCDA.

Posteriorment apareix el Decret 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius.

La JCDA es reunirà almenys quatre vegades l'any en sessió ordinària, però es podran convocar tantes sessions extraordinàries com es consideren necessàries.

Entre les seues funcions principals destaquen:

• Fixar els criteris de valoració i selecció dels documents de l'administració de la Generalitat per a elaborar les taules de valoració documental.
• Realitzar l'estudi de les taules de taules de valoració documental que presenten les Comissions de Valoració Documental per a emetre el corresponent dictamen.

Els dictàmens de la JCDA tenen caràcter vinculant. Les propostes de les taules de valoració documental que hagen sigut informades favorablement per la JCDA seran aprovades per Resolució del titular del departament responsable en matèria de cultura, i serà publicada en el DOGV.

Els treballs de valoració documental es vertebren a través de les Comissions de Valoració Documental que són els òrgans col·legiats de caràcter tècnic de cadascun dels departaments de l'administració de la Generalitat, la funció de la qual és la d'elaborar les taules de valoració documental dels documents i sèries documentals generades en les unitats administratives corresponents per a presentar-les a la JCDA, amb la finalitat de facilitar a aquest òrgan els treballs i els estudis previs de valoració, a fi que aquesta puga emetre els seus dictàmens i, posteriorment, es puguen aprovar les taules de valoració documental per Resolució de la Conselleria competent. Aquestes taules s'elaboraran de manera clara per a per a justificar el valor dels documents, amb l'objectiu de decidir la seua conservació permanent, parcial, el canvi de suport o bé la seua eliminació.

Les entitats de l'administració local, Universitats públiques i altres entitats i institucions públiques de la Comunitat Valenciana també hauran de comptar amb les seues respectives Comissions de Valoració Documental per a poder presentar les seues taules de valoració a la JCDA.

El procediment per a la valoració de sèries documentals que se segueix en la JCDA és el següent:

Podran sol·licitar la valoració de les seues sèries totes les institucions i administracions públiques valencianes que tinguen constituïda una Comissió de Valoració Documental.

Quan una Comissió de Valoració Documental tinga la intenció d'elaborar una proposta de taula de valoració documental, li ho comunicarà a la Secretaria de la JCDA. La comunicació prèvia és l'eina que li servirà a la secretaria de la JCDA per a comprovar que aquesta proposta de taula de valoració no estiga ja aprovada, i que la mateixa proposta no estiga sent elaborada per una altra comissió de Valoració Documental.

La secretaria de la JCDA comunicarà el resultat a la comissió de valoració. Si la taula de valoració ja està en preparació o aprovada, la comissió de valoració interessada no podrà elaborar la proposta.

La comissió de valoració elaborarà la proposta de valoració:

Per a això:

Es seguiran les instruccions redactades per la pròpia JCDA.

S'entregaran completats i signats els següents documents:

• Formulari de valoració

L'objectiu del formulari és el d'indicar la major informació possible sobre la sèrie documental que serà objecte de valoració. Les dades que s'han d'indicar en el formulari consten en el Decret 189/2005 en el seu article 15.

• Fitxa

És una síntesi de la informació recollida en el formulari de valoració.

Es poden consultar i descarregar en la següent pàgina: https://ceice.gva.es/es/web/archivos/jqda/propuestas-de-valoracion

Aquests documents s'acompanyaran de la següent documentació:

• Informes:
  • Informe sobre la valoració que s'ha realitzat en la proposta.
  • Informe sobre l'accés a la documentació.
  • Informe sobre la vigència administrativa de la documentació.
  • Informe sobre l'aplicació informàtica (s'aportarà en el cas que la documentació estiga en suport informàtic o siga gestionada de manera electrònica, telemàtica o qualsevol altre mitjà).

Tots els informes hauran d'anar signats per la persona responsable de la unitat administrativa que tramita la documentació.

• Expedient tipus

S'inclou una còpia d'un expedient de la sèrie a valorar el més complet possible.

• Instruments de descripció de la documentació que es valora

Per exemple, un inventari de la documentació a valorar.

• Dictàmens d'altres comunitats autònomes

Les propostes podran presentar-se en qualsevol moment al llarg de l'any.

S'enviarà tota la documentació al centre directiu competent en matèria d'arxius (En l'actualitat la Subdirecció General del Llibre, Arxius i Biblioteques de la Conselleria d'Educació, Cultura i Esport, el titular del qual presideix la Junta).

Respecte a l'eliminació hem de recordar de nou que no es pot eliminar cap document de cap sèrie documental que no haja sigut valorada. A més, segons consta en el Decret 189/2005, no es podrà procedir a la destrucció de cap sèrie, encara que el dictamen de la JCDA prescriga la seua destrucció, fins transcorreguts tres mesos des de la seua publicació en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana si no hi ha constància de la interposició de recurs contra aquesta.

La secretaria de la JCDA comunica la fermesa de la resolució perquè ha passat aquest termini i no s'ha interposat cap recurs en contra i, per tant, es pot procedir a eliminar documentació d'aquestes sèries recentment valorades.

Es podran realitzar sol·licituds d'eliminació durant tot l'any.

Els responsables de sol·licitar l'eliminació de la documentació a la JCDA serà l'òrgan responsable de la custòdia de la documentació de l'administració titular que posseïsca sèries documentals que hagen rebut dictàmens favorables de la JCDA i hagen sigut publicats en el DOGV.

El dictamen d'una sèrie transversal serà aplicable a la resta de les sèries d'altres entitats de la mateixa administració.

Els documents que hi ha que enviar emplenats per a proposar una eliminació documental:

• Sol·licitud
• Memòria prèvia
• Annex a la memòria prèvia

Es poden consultar i descarregar en la següent pàgina: https://ceice.gva.es/es/web/archivos/jqda/expedientes-de-eliminacion

Només quan aquesta sol·licitud siga aprovada, (quasi amb total seguretat en la següent reunió de la Junta que se celebre després de la presentació d'aquests documents) es podrà efectivament realitzar la destrucció.

Els responsables de l'execució dels dictàmens de la JCDA són els òrgans responsables de la custòdia de la documentació.

Quan físicament es realitze la destrucció, aquesta haurà de ser comunicada a la JQDA i remesa la corresponent Acta d'eliminació completada i signada per l'arxiver i pel responsable de la custòdia de la documentació.

En el cas que després de la destrucció es vaja a conservar la informació continguda en els documents en un altre suport diferent, a més s'haurà d'adjuntar l'Annex a l'acta d'eliminació.

Tots dos documents es poden consultar i descarregar en la següent pàgina: https://ceice.gva.es/es/web/archivos/jqda/expedientes-de-eliminacion